スケジュールをたてるとき、どうやって全体像を把握すればいいのか？
不足の事態はどれくらい起こるのか？
今日の東京は雨、今週も台風が来ている。東京は21時ころに通過するようだ。今まさに21時だが、雨も風邪もほとんどない。今回の台風も朝には一過の強風と青空をのこしていくのだろうか。明日の天気を期待して、今夜もよろしくお願いします。
先日、雨の日に人に会ったときの話だ。雨が強いとき、何を履くのがいいか？という話になった。そのとき僕はサンダルを履いていて、相手は長靴を履いていた。雨で道路が川みたいになっているとき、サンダルならどれだけ濡れても大丈夫。しかし今の季節、濡れると寒い。一方、長靴なら全く濡れずあたたかい。不足の事態に対する態度と、どれくらい被害がでるかの見積もりが見えて面白かった。どこまで許容する予定か？長靴は靴の丈以上の水には耐えられず、靴下を濡らしたり、歩きにくくなったり、逆に被害を増やしてしまう。そこからサンダルが勝って行くのだ。そういう準備への態度は実生活でも仕事上でもたくさんあるように思う。どこまで予測して、どこまで管理するのか。
スケジュール管理
僕はスケジュールをGoogleカレンダーで管理している。いつもPC前にいるので、常にカレンダーを開いて、今何をやればいいのか確認している。この作業を何時までに終わりにすればいいか、次に何が入っているかを常に見ながら進めている。外からもスマホから確認と編集ができる。クライアントから連絡があったら即反映。そうしないとすぐに忘れてしまうから。頭の中に記憶しなければいけない情報をなるべく少なく。外部に出せるものは出してしまった方がいいと思う。ただ、これが消えてしまうと今日なにをすればいいかすら分からなくなってしまう（笑
このカレンダーを社員全員と共有している。誰が今何をやっているのか、どこにいるのか、空き状況はどうか、各自そういう連絡を取り合わなくてもすぐに把握できるように。朝、出社が遅くなりそうになってもカレンダーに記入すればいいよということになっている。遅刻理由を直接聞く必要はないし、対策を即打てる。
スケジュール見積もり
仕事を受注したとき、ボリュームを正確に見積もる必要がある。予算と日程。予算はすでに決まったものがあったり、過去の類似仕事を参考に見積もりをつくる。もう一つの要素として「どれくらいのスケジュールを押さえなければいけないか」も予算に影響してくる。これがなかなか予測しにくい。仕事の仕様からどれくらいやる事があるかは見えるのだが、それだけでスケジュールを算出するのは危険なのだ。
うちの業界特有のものかもしれないが、「その作業にあたる人は誰なのか」「クライアントはどの会社の誰なのか」これが作業ボリュームを大きく左右してしまうことがある。修正作業が永遠に終わらないという地獄のような状況が発生してたりして、終わってみたら実作業２割、完成後の修正対応で８割の日程がかかっていた！みたいなものもある。当然、初期のスケジュールは実作業の２割＋多少のバッファくらいの見積もりだ。大赤字になる。
上記のようなスケジュールが見えない案件というのは、どういう条件で発生してしまうのだろうか。何回か経験するうちに、条件のようなものが見えてきた。チェックリストは以下だ。
□発注者理解：発注者、その人物の考え方を理解しているか。
□受注者理解：その仕事を実際担当する人物を理解しているか。
□準備 ：作業に入る前の準備はできているか、足りないものはないか。
□適切指示 ：何をゴールにするか、指示は明確か。
□目的共有 ：両者ともに同じ目的に向かい、協力しあえるか。
□技術力 ：ゴールを実現する力はあるか。
上記どれくらいチェックできるかどうかで、スケジュールがどれくらい変動する可能性があるかだいたい把握できる。特に上の項目に行くほどその影響が強くなるように思う。発注者をどれくらい理解しているか？このクライアントは修正量がすごいぞ。とか、このクライアントは付き合いが長く、相互理解があるからスムーズだぞ。とか。実作業以外の進行にどれくらいの摩擦が起きるか予測できれば、スケジュールをより正確に見積もることができるだろう。